Swimlane to rodzaj diagramu, który przedstawia procesy pracy jako torowiska, umożliwiając wizualizację działań i punktów decyzyjnych. Nazwa nie jest przypadkowa, ponieważ czysty diagram przypomina widok basenu z lotu ptaka.
Dlaczego do mapowania procesów wybieram Swimlane?
Ponieważ pozwala na wizualne przedstawienie przepływu informacji w procesach, ich wzajemne powiązania, logiczną strukturę następstw, zdefiniowanie punktów krytycznych podejmowania kluczowych decyzji.
Umożliwia stopniowe skalowanie systemu komunikacji wewnętrznej, identyfikację Właścicieli Procesów, powiązania pomiędzy poszczególnymi uczestnikami realizowanych procesów i w konsekwencji pozwala na ‘zburzenie’ organizacyjnych silosów, pokazując wszystkim uczestnikom ich zaangażowanie w realizowane procesy.
Najprostszym modelem diagramu swimlane jest odwzorowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa w postaci torowisk, a następnie naniesienie przepływu procesów biznesowych – od nawiązania kontaktu z klientem, aż po finalny efekt – serwis i wsparcie posprzedażowe.
Najprostszym i najbardziej skutecznym narzędziem do sporządzenia diagramu swimlane jest kartka papieru w formacie A3 oraz ołówek.
Identyfikacja procesów systemowych, biznesowych i wspomagających przy użyciu diagramu swimlane jest efektywną metodą wizualizacji, która pomaga zrozumieć zależności i odpowiedzialności między różnymi obszarami działalności organizacji.
Oto kroki, które możesz zastosować:
1. Zdefiniowanie obszarów odpowiedzialności
Zacznij od podzielenia diagramu swimlane na trzy główne „torowiska”:
Procesy systemowe – działania, które są kluczowe dla utrzymania struktury zarządzania i spełnienia wymogów normatywnych (np. monitorowanie jakości, zgodność z ISO).
Procesy biznesowe – kluczowe procesy operacyjne, które tworzą wartość dla klientów (np. produkcja, sprzedaż).
Procesy wspomagające – procesy wspierające główne działania biznesowe (np. IT, HR, finanse).
Przypisz każdą kategorię procesów do osobnego torowiska, aby było jasne, które działania należą do którego obszaru.
2. Mapowanie działań wzdłuż torowisk
Następnie, korzystając z swimlane, przypisz każde kluczowe działanie do odpowiedniego obszaru:
Działania systemowe (np. audyty, raportowanie zgodności, analiza ryzyk) umieść w torze procesów systemowych.
Procesy biznesowe (np. realizacja zamówienia, kontakt z klientem, operacje logistyczne) umieść w torze procesów biznesowych.
Procesy wspomagające (np. rekrutacja pracowników, wsparcie techniczne, zarządzanie finansami) przypisz do toru wspomagającego.
3. Dodanie interakcji między procesami
Pomiędzy torami dodaj strzałki lub łącza, które pokazują przepływ informacji i zasobów między procesami. W ten sposób można zidentyfikować, gdzie procesy biznesowe zależą od procesów systemowych lub wspomagających. Na przykład:
Proces produkcji (tor biznesowy) może korzystać z wyników audytu jakości (tor systemowy).
Wsparcie techniczne (tor wspomagający) może udzielać wsparcia dla operacji produkcyjnych.
4. Analiza efektywności i identyfikacja usprawnień
Zidentyfikuj miejsca przecięć i zależności, aby zobaczyć, gdzie mogą występować opóźnienia, nadmierne przetwarzanie lub inne rodzaje marnotrawstwa. Diagram swimlane pomaga w dostrzeżeniu:
- Które procesy wymagają usprawnień.
- Jakie zasoby można efektywniej alokować.
- Gdzie można poprawić komunikację między procesami.
Dzięki tej metodzie diagram swimlane staje się nie tylko narzędziem wizualizacji, ale również praktycznym narzędziem do identyfikacji potencjalnych usprawnień oraz priorytetyzacji działań w ramach ciągłego doskonalenia.
