Wdrożenie zarządzania procesowego w organizacji pozwala zachować spójność działań oraz optymalizację wyników. Dla wielu firm jest to krok naprzód w kierunku zwiększenia efektywności i poprawy jakości oferowanych produktów lub usług. Jednak transformacja z firmy silosowej w firmę procesową niesie ze sobą liczne wyzwania, zwłaszcza na etapie identyfikacji kluczowych procesów, które tworzą wartość dla klienta, oraz zapewnienia sprawnej współpracy pomiędzy działami.
Poniżej omawiam najważniejsze wyzwania, z którymi możesz się spotkać podczas wdrażania zarządzania procesowego.
1. Identyfikacja kluczowych procesów
Jednym z najważniejszych wyzwań w zarządzaniu procesowym jest identyfikacja kluczowych procesów tworzących wartość dla klienta. Procesy te są krytyczne dla dostarczania produktów lub usług, które spełniają wymagania klientów. Problem polega na tym, że zbyt często koncentrujemy się na wybiórczej optymalizacji działań operacyjnych, zamiast patrzeć na całość funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Aby skutecznie zidentyfikować kluczowe procesy, powinieneś:
• Zrozumieć potrzeby klienta: Co dokładnie oznacza dostarczanie klientowi wartości, co rzeczywiście dla klientów stanowi wartość w Twoim produkcie, usłudze? Często wymaga to analizy ich oczekiwań i preferencji.
• Zmapować procesy: Ważne jest, aby zidentyfikować wszystkie działania, które wpływają na tworzenie wartości dla klienta, zarówno bezpośrednie, jak i wspomagające.
• Skupić się na przepływie wartości: Procesy muszą być projektowane w taki sposób, aby tworzyły wartość w jak najkrótszym czasie, eliminując zbędne operacje i marnotrawstwo.
2. Współpraca między działami
Wdrożenie zarządzania procesowego wymaga ścisłej współpracy między różnymi działami organizacji. Tradycyjny podział na działy, takie jak produkcja, sprzedaż, marketing czy HR, często prowadzi do silosowego myślenia, w którym poszczególne działy koncentrują się na swoich celach, zamiast patrzeć na organizację jako całość, a na dostarczanie wartości klientowi jako na przepływ łańcucha wartości.
Współpraca między działami jest kluczowa dla skutecznego zarządzania procesami. Aby ją zapewnić zapewnij:
• Komunikację: Niezbędne jest, aby działy regularnie się komunikowały i wymieniały informacje na temat potrzeb i wyników swoich procesów.
• Zrozumienie wzajemnych zależności: Działy muszą zrozumieć, jak ich działania wpływają na inne części organizacji i ostatecznie na wynik końcowy dla klienta.
• Budowanie zespołów międzyfunkcyjnych: Tworzenie zespołów, które składają się z przedstawicieli różnych działów, pomaga w wypracowaniu wspólnego podejścia i optymalizacji procesów.
3. Łańcuch wartości: dostawca wewnętrzny – klient wewnętrzny
W zarządzaniu procesowym bez zrozumienia czym jest łańcuch wartości, który obejmuje nie tylko relacje z klientem zewnętrznym, ale również przepływ wartości wewnątrz organizacji, szybko wracamy do silosowej struktury. Każdy dział może być zarówno dostawcą, jak i klientem wewnętrznym.
• Dostawca wewnętrzny: Każdy dział w organizacji dostarcza wartość innym działom. Na przykład, dział finansowy dostarcza danych finansowych do analizy przez dział zarządzania, a dział IT dostarcza narzędzi technologicznych do pracy innym zespołom.
• Klient wewnętrzny: Każdy dział ma swoje wymagania wobec innych działów. Ważne jest, aby każda jednostka rozumiała potrzeby swoich wewnętrznych klientów i dążyła do ich zaspokojenia.
Zrozumienie wewnętrznych zależności w łańcuchu wartości jest kluczem do udanej transformacji, ponieważ wpływa na sprawność całej organizacji.
Każdy zespół musi być odpowiedzialny nie tylko za swoje działania, ale także za jakość wyników dostarczanych do innych działów.
Wdrożenie zarządzania procesowego niesie ze sobą wyzwania, takie jak:
identyfikacja kluczowych procesów, które tworzą wartość dla klienta,
zapewnienie współpracy między działami
oraz zrozumienie wewnętrznego łańcucha wartości.
Pokonanie tych wyzwań wymaga jasnej komunikacji, zrozumienia wzajemnych zależności oraz koncentracji na procesach, które naprawdę wpływają na dostarczanie wartości klientom.
Efektywny system zarządzania procesowego pozwala firmie zwiększyć wydajność, poprawić jakość usług i osiągnąć przewagę konkurencyjną.
